Tip 1: Draag altijd een notitieboekje bij je

Er zijn veel momenten waarop een notitieboekje handig is, zoals het opschrijven van een idee op een willekeurig moment of een 'to do'-lijstje na een gesprek met een collega. Natuurlijk kan dit ook op je smartphone, maar dat heeft ook nadelen. In welke app zet je de notitie en lees je die later terug? En voor je het weet ben je afgeleid door een notificatie. Lang leve de prikkelarme interface van een papieren notitieboekje.

Sinds 2015 gebruik ik de Moleskine cahier squared pocket notebook. Deze is klein genoeg om in je binnenzak te passen en dus makkelijk altijd bij je te dragen.

Tip 2: Gebruik een notitieboekje tijdens meetings

Als iemand met een laptop in een meeting zit, weet je niet wat diegene aan het doen is. En dat is irritant. Diegene zal vast slechts notities maken of de intentie hebben om te notuleren, maar afleiding ligt altijd op de loer.

Don’t be that guy! Neem gewoon een notitieboekje mee de meeting in. Zo raak je zelf niet afgeleid en kun je 100% aanwezig zijn in de meeting. Daarnaast hoeven de andere personen in de meeting zich ook niet af te vragen of je er met je aandacht bij bent.

Tip 3: Bedenk een simpel notitie-systeem

Mijn Moleskine-boekjes hebben geruite pagina's, omdat dat bij mijn systeem past. Met een systeem bedoel ik een vaste manier van notities maken, zodat je die makkelijk kunt terugvinden en ontcijferen.

Mijn systeem is als volgt:

• Start een nieuwe notitie met een onderstreepte titel en een rechts uitgelijnde datum.

• Losse opmerkingen achter bullet points.

• ↳ Verdieping op een opmerking de regel eronder met een pijl naar beneden met de punt naar rechts.

• ☑ To-do voor mezelf met een (lege) checkbox.

• ! Acties voor anderen met een uitroepteken in de kantlijn.

• Horizontale streep over de hele breedte aan het einde van een notitie.

Dit is de tiende en voorlopig laatste wekelijkse editie van Stefan’s productiviteit hacks. Mijn nuttigste tips zijn gevat in deze eerste tien edities. Vanaf nu publiceer ik als ik een nieuwe tip heb die het waard is om te delen. Voor nu bedankt voor het lezen en de vele reacties!

Miro, mijn favoriet, begon in 2011 onder de naam ‘RealtimeBoard’. Andrey Khusid runde een designbureau en zocht een betere manier om ideeën te presenteren aan klanten die niet in dezelfde ruimte waren. Inmiddels is Miro uitgegroeid tot een platform met 50 miljoen gebruikers met 24 kantoren wereldwijd, met het hoofdkantoor in Amsterdam.

Tip 1: Maak gebruik van templates

Een van de voordelen van whiteboard tools is dat ze vaak een breed scala aan templates bieden. Deze templates variëren van SWOT-analyses en kanban-borden tot customer journey maps. Door gebruik te maken van deze templates kan je als team snel en gemakkelijk ideeën structureren en visualiseren, zonder dat je helemaal vanaf nul hoeft te beginnen.

Tip 2: Maak gebruik van de presentatiemodus

Whiteboard tools, zoals Miro, bieden een presentatiemodus waarmee je gemakkelijk presentaties kunt maken. Je kunt deze modus gebruiken om je ideeën te presenteren en te delen met je team of klanten, zonder dat je hoeft over te schakelen naar een ander programma.

Tip 3: Combineer Miro met een fysieke meeting

Bij Tosti Creative gebruiken we Miro geregeld voor fysieke workshops. Met slides in een Miro board open je de meeting en leg je de context en doelen uit. Vervolgens leg je de workshop-oefeningen uit op het Miro board, maar gebruik je fysieke whiteboards en flip-overs voor de oefeningen.

Naderhand type je de post-its van de fysieke workshop over in het Miro board, zodat je makkelijk de resultaten kunt opslaan en delen.

Zie hierboven voorbeelden van workshop-oefeningen die we bij Tosti Creative doen met klanten aan het begin van een samenwerking. SO naar Katja van Glue voor de inspiratie.

Heb jij wel eens een whiteboard tool gebruikt? Zo niet, ga het eens proberen! En zo ja, laat weten in de comments waarvoor jij het gebruikt.

Tip 1: Start de dag met een nieuws/actualiteiten podcast

De moderne versie van koppensnellen van de ochtendkracht is een nieuws/actualiteiten podcast. Zo’n podcast duurt meestal 10 á 15 minuten en daarin wordt door een stuk of 5 headlines besproken met enige achtergrond. Ik luister bijvoorbeeld de Dagkoers van het FD en/of Headlines van Podimo.

Podimo ben ik via een proefabonnement ingerold en nu ben ik een betalende gebruiker. Eerder gebruikte ik Spotify voor podcasts. Maar goed dat is een ander onderwerp.

Als je iets meer diepgang zoekt is Volkskrant Elke Dag ook een aanrader. Deze podcast duur meestal zo’n 20 - 25 minuten en gaat op één actueel onderwerp in.

Tip 2: Verdieping op de terugweg

Op de terugweg van kantoor vind ik het lekker om een podcast van een half uur te luisteren over een onderwerp waar ik iets mee kan in mijn werk. Bijvoorbeeld Werkprofessor van BNR. Deze podcast bespreekt recente wetenschappelijke inzichten over menselijk gedrag, die je vaak kan gebruiken in je werk. Recente afleveringen waren:

1. Een memorabele reclame. Hoe maak je dat?

2. Inclusieve arbeidsmarkt, is dit de oplossing die we zoeken?

3. Van hufter naar held

Welke podcast luister jij onderweg? Tip het in de comments.

In je dagelijkse werk heb je soms afbeeldingen nodig, bijvoorbeeld voor in een presentatie of om een social media post op te laten vallen. Voor dit soort beelden gebruikte ik tot voor kort Adobe Photoshop en (gratis) stockfoto-sites zoals Unsplash.

Maar, thanks to de mogelijkheden van AI, wordt het steeds makkelijker om een uniek beeld te creëren. Zo kun je iets 'schetsen' wat je anders moeilijk of niet zou kunnen vinden, en heb je geen problemen met auteursrecht of portretrecht.

Hieronder neem ik je mee in het gebruiken van een text-to-image tool om de drempel om het eens te proberen zo laag mogelijk te maken. Ben je al een fervent gebruiker hiervan? Scroll dan door naar de pro-tip onderaan.

1. Probeer de tool DALL-E van OpenAI

DALL-E is een text-to-image generator van OpenAI (bekend van ChatGPT). Met DALL-E kun je makkelijk schetsen maken door tekstbeschrijvingen te typen van wat je wilt tekenen. Om DALL-E te gebruiken, ga je naar de OpenAI-website en maak je een gratis account aan of logt in. Je krijgt maandelijks 15 gratis credits om afbeeldingen te genereren.

Voorbeeld

In dit voorbeeld wil ik een geromantiseerde afbeelding van iemand die mijn nieuwsbrief aan het lezen is. Je tekst-input noem je een prompt. Ik gebruik de volgende prompt, die je overigens gewoon in het Nederlands kan invoeren:

Een persoon die zittend op een stoel in een lege kamer tijdens de ondergaande zon een nieuwsbrief leest in de stijl van Gustav Klimt

Ik ben hier geen pro in, maar ik verwerk in ieder geval:

• Onderwerp (persoon op een stoel die nieuwsbrief leest)

• Omgeving (lege kamer)

• Sfeer (ondergaande zon)

• Stijl (Gustav Klimt)

Ik druk op enter en krijg na zo’n 15 seconden dit resultaat:

De tweede afbeelding spreekt mij het meeste aan en ik kan het direct downloaden. Nu heb ik een unieke afbeelding die ik kan gebruiken hoe ik maar wil.

Je kunt dus in vier simpele stappen een uniek beeld maken:

1. Open DALL-E

2. Log in

3. Type prompt in op basis van Onderwerp, Omgeving, Sfeer, Stijl (OOSS)

4. Download favoriete resultaat

Kortom

Het is niet ingewikkeld om een uniek beeld te genereren, dus probeer het eens. Het helpt je een presentatie naar een volgend niveau te tillen of een idee te illustreren. Daarnaast stimuleert het je creativiteit en is het leuk om te doen.

Pro-tip

Wil je hier beter in worden of meer op weg geholpen worden? Er zijn online talloze resources te vinden zoals dit Prompt book voor DALL-E.

Al gehoord van de browser Arc? Deze nieuwe browser is ontwikkeld door The Browser Company en is eigenlijk meer dan alleen een browser. Het is een prachtig vormgegeven app waarmee je alles wat je op internet doet, super goed kunt organiseren en meer. Let op: deze browser is vooralsnog alleen beschikbaar voor MacOS en kan worden verkregen via een wachtlijst of een uitnodiging.

Dit zijn de belangrijkste features ten opzichte van traditionele browsers.

1. Een zijbalk in plaats van talloze tabs bovenin

Normaal gesproken vind je open tabs bovenin en eventueel een bookmark-balk. Maar dit kan overweldigend worden, vooral als je halverwege de dag 20 tabs open hebt.

Arc heeft een nieuwe manier van tabbeheer geïntroduceerd. In plaats van open tabs bovenin, organiseert Arc tabs in een zijbalk. In deze zijbalk vind je vaste tabs (een soort bookmarks) en daaronder 'Today' tabs met de tabs die je op dat moment open hebt. Deze 'Today' tabs sluiten automatisch om middernacht, zodat je de volgende dag met een schone lei kunt beginnen. Ook is er een handige 'Clear'-knop om alle tabs van die dag in één keer te sluiten. Dit is nuttig om gedurende de dag even te resetten en je bewust te zijn van waar je mee bezig gaat.

Dit is mijn zij-balk voor werk. Boven de lijn de vaste tabs, daaronder wat ik op dat moment open heb staan. In het mapje Work in progress staan documenten waar ik die week aan werk.

2. ‘Spaces’ om verschillende werkruimtes te organiseren

Vaak gebruik je het internet met verschillende petten op. Denk aan werk, privé, en misschien voor je opleiding of hobby. In Arc heb je Spaces, oftewel verschillende werkruimtes. Dit is heel handig om verschillende rollen te scheiden en georganiseerd te blijven.

Ik heb dus een ‘Work’ space, een space voor deze nieuwsbrief en een Privé space. Je kan makkelijk swipen tussen de workspaces. Als je in de één zit, zie je niets meer van de andere workspaces.

3. Command bar

Ik heb het vorige week al gehad over Spotlight, dus je weet hoe graag ik een zoekfunctie heb onder een sneltoets. Met Arc's Command bar (Cmd+T) kun je snel alles openen wat je wilt door simpelweg te typen. Of je nu functies, favorieten of zoekopdrachten wilt openen, het werkt snel en efficiënt.

4. Split view en creatieve functies

Arc heeft ook een handige Split view functie. Dit is vooral nuttig als je informatie uit één tab nodig hebt om in een andere tab te verwerken. Normaal gesproken gebruik ik de app Magnet om vensters te organiseren, maar binnen Arc kun je tabs net zo handig organiseren.

Verder heeft Arc een notitie-functie . Dit is handig voor tijdelijke notities die je niet per se hoeft te bewaren of te organiseren, bijvoorbeeld om snel iets op te schrijven tijdens een telefoongesprek. Een notitie wordt ook als tab in de zijbalk weergegeven.

Tot slot heb je Easels. Een soort whiteboard/scrapbook functie vergelijkbaar met Apple’s Freeform of een uitgeklede Miro.

5 Invites beschikbaar

Er zijn nog veel meer functies, maar om TL;DR te voorkomen laat ik het hierbij. Het beste kun je het zelf ontdekken!

Arc heeft momenteel een wachtlijst van een paar weken, maar ik heb nog 5 invites beschikbaar. Wil jij er één? Stuur dan een e-mail naar stefan.bothoff@gmail.com.

1. Gebruik deze 5 sneltoetsen in je browser

Je brengt veel tijd door in je browser; met behulp van deze sneltoetsen kun je snel tabs openen, sluiten en navigeren. Scheelt je 2 seconden per actie, tel uit je winst.

De sneltoetsen werken op Mac met de command toets en op Windows vaak hetzelfde maar dan met de control toets.

Command/control + T - tabblad openen
Command/control + W - tabblad sluiten
Control + Tab - switch naar volgende tabblad
Control + Shift + Tab - switch naar de vorige tabblad
Command/control + L - ga naar de URL balk

Bonus
Gebruik Command/control + Shift + T om een tabblad dat je net per ongeluk hebt gesloten opnieuw te openen.

2. Gebruik Spotlight / Windows Search

Command + Space - Spotlight openen
Windows toets - Windows search openen

Spotlight gebruik ik echt all-day every day. Het is een systeembrede zoekfunctie voor je Mac. Je vindt en opent daarmee supersnel bestanden, mappen en apps. Maar het biedt nog meer. De vergelijkbare functie op Windows heet Windows Search.

• Spotlight open je met Command + spatiebalk.

• Windows Search met de Windows toets op je toetsenbord.

Ik gebruik Spotlight voornamelijk hiervoor:

1. Een app openen door de naam van die app te typen + enter.

2. Een bestand vinden dat ergens op mijn Mac staat door de bestandsnaam of een woord uit het document te typen.

3. Als rekenmachine, door simpelweg een som in te typen.

   1. In Windows kan dit door Windows + S in te typen en dan je som.

   2. Pro-tip: gebruik Command + C om de oplossing van de som te kopiëren.

Hier nog artikelen over sneltoetsen voor MacOS en Windows. Wat is jouw favoriete sneltoets? Deel ‘m in de comments!

1. Start je eigen prompt library op basis van mijn template

Als je Notion al gebruikt is dit een no-brainer. Open mijn prompt library en klik op duplicate om hem naar je eigen Notion te dupliceren.

Natuurlijk kun je ook een library aanleggen in bijvoorbeeld Apple Notes of Google Docs. Maar zeg nou eerlijk, dit ziet er wel een stuk gelikter uit hè.

2. Maak een projectplanning met ChatGPT

Ik maak projectplanningen in Monday.com. Wat ik daar hersendodend aan vind is het uitwerken van hoeveel dagen na de ene mijlpaal de andere volgt. Daarom laat ik ChatGPT dat nu uitwerken op basis van deze prompt.

Prompt

Maak een planning vanaf vandaag in een tabel met de kolommen ‘Mijlpaal’ en ‘Deadline’ op basis van onderstaande informatie.

Informatie:

“““mijlpalen in de planning zijn:

1. Interne kick-off

2. Externe kick-off

3. Debrief

4. Akkoord op debrief

5. Tussentijds concept

6. Feedback op concept

7. Definitief concept

Tijdsduur tussen de stappen is:

• Tijd tussen stap 1 en 2 is 5 werkdagen.

• Tijd tussen stap 2 en stap 3 is 5 werkdagen.

• Tijd tussen stap 3 en stap 4 is 2 werkdagen.

• Tijd tussen stap 4 en stap 5 is 2 weken.

• Tijd tussen stap 5 en stap 6 is 3 dagen.

• Tijd tussen stap 6 en stap 7 is 2 weken.”””

Deze voer ik in ChatGPT in en als resultaat krijg ik een keurige planning:

Deze tabel kopieer ik naar een spreadsheet, die exporteer ik naar CSV en importeer ik dan in Monday.com. Resultaat:

Sommigen zullen dit geëxporteer en geïmporteer omslachtig vinden maar voor mij is het sneller en vooral niet hersendodend. Bovendien is het schaalbaar, omdat je in de prompt nog meer mijlpalen en andere variabelen kunt toevoegen voor een gedetailleerde planning.

Dat was ‘m weer! Als je goede prompts of productiviteitstips hebt deel ze vooral met mij op stefan@tosticreative.com of in de comments.

Subscribe now

PS deze persiflage over de hoorzitting met de TikTok CEO in het Amerikaanse congres 😂😂

@someguymarkTikTok congressional hearing #fyp #funny #tiktokhearing

Tiktok failed to load.

Enable 3rd party cookies or use another browser

1. Kies een van deze (gratis) password apps en ga ermee aan de slag

   1. LastPass gebruikte ik met veel plezier maar werkt alleen gratis op één device.

   2. Bitwarden gebruik ik nu. Iets minder gebruiksvriendelijk maar wel forever gratis op meerdere devices.

   3. Dashlane wordt vaak aangeraden, maar is alleen gratis op één apparaat en met maximaal 50 wachtwoorden.

Als je eenmaal een keuze hebt gemaakt, neem dan een zondagmiddag om al je wachtwoorden in één keer in te voeren. Je moet waarschijnlijk tien keer een nieuw wachtwoord instellen via een link in je e-mail. Maar het is beter om dit nu in één keer te doen dan elke keer een wachtwoordreset uit te voeren als je ergens gericht wil inloggen.

Leestip om apps te vergelijken: The Best Password Managers for 2023

2. Vind jouw heilige graal voor een productieve dag-indeling

Mijn vriend Harm en ik wisselen vaak productiviteit-tips uit. Zo waren we zelfs een tijd elkaars accountability buddy. Hij stuurde me vorige week een berichtje dat hij zijn heilige graal heeft gevonden om het meeste uit zijn dag te halen:

• Pay yourself first. De dag start met 30-60 mins sporten/leren/schrijven voor mezelf.

• Deep work in de ochtend. Alles uit. Focus.

• Play time in de middag - koffies, brainstormen, muziek maken, wandelen, vooruit kijken.

Misschien is dit moeilijk te integreren in jouw baan omdat je bijvoorbeeld veel vergaderingen hebt, maar probeer eens één ochtend per week vrij te plannen om je te kunnen focussen. Baby steps.

1. Verberg standaard je inbox [alleen voor Gmail]

Je wilt iets opzoeken in je e-mail en opent je mailbox. Bovenaan staat een nieuwe e-mail van een belangrijke klant. Voor je het weet, ben je die e-mail aan het beantwoorden, terwijl je eigenlijk iets anders kwam opzoeken.

Om deze val te omzeilen, gebruik ik Inbox When Ready, een Gmail-plug-in die standaard mijn inbox verbergt. Hierdoor kan ik mijn mailbox openen zonder het risico direct afgeleid te zijn. Getipt door Roby

2. Sorteer je inbox van oud naar nieuw [niet voor Gmail]

Heb jij tientallen e-mails in je inbox die je een keer hebt gezien en dacht: 'daar moet ik iets mee, maar niet nu'? Dat geeft onrust. Probeer eens je inbox te sorteren van oude e-mails naar nieuwe e-mails.

Als je die e-mails elke keer blijft zien, dan zal je ze eerder beantwoorden, archiveren of verwijderen. Dan stapelen ze niet zo makkelijk op en heb je niet die onrust.

Dit werkt in ieder geval in Outlook en Apple Mail. Niet in Gmail helaas. Bron

1. Gebruik een to-do-app voor dagelijkse taken

Als je taken wilt onthouden, merk je al snel dat je ze vergeet. Wanneer je ze opschrijft, raak je het lijstje vaak kwijt of lees je het niet meer terug. Dan realiseer je je dat je een systeem nodig hebt en dat begint met het gebruik van een to-do-app. Het aanbod hiervan is groot en voor ieder wat wils. Zelf maak ik gebruik van de gratis versie van Todoist.

Leestip: The 8 best to do list apps in 2023

2. Bedenk een systeem om to-do's te plannen en af te vinken

Als je een to-do app hebt gevonden, moet je bedenken hoe je die gaat gebruiken. Wat goed werkt is voor iedereen persoonlijk. Na jaren van optimalisatie is dit mijn proces:

1. Ik voeg de hele dag door taken toe aan Todoist. Altijd met een deadline, prioriteit (1, 2 of 3) en label van het project waarvoor de taak is.

   1. Als ik in een vergadering zit en geen apparaat bij me heb om de taak toe te voegen, schrijf ik deze op in mijn notitieboekje en teken ik een checkbox in de kantlijn, zodat ik weet dat het een to-do is. Na de vergadering voeg ik de to-do's toe in Todoist en vink ik de checkbox af in mijn notitieboekje.

2. Elke ochtend plan ik een half uur mijn dag in. Dit doe ik altijd vóór negen uur, omdat het dan nog rustig is.

   1. Ik controleer mijn e-mails, Slack-berichten en notitieboek om te zien of er nieuwe taken zijn die ik moet toevoegen.

   2. Vervolgens plan ik in Todoist welke taken ik 'vandaag' ga doen en welke prioriteit hebben.

   3. Tot slot voeg ik deze taken toe aan mijn agenda. Ik begin met de moeilijkste taak (eat the frog) omdat mijn concentratie 's ochtends het hoogst is.

Ik hoor heel vaak “huh, hoe deed je dat nou?” als ik -in mijn optiek- iets simpels doe zoals wisselen tussen applicaties of het toevoegen van een taak in Todoist zonder dat die applicatie open staat.

Laatst werd mij voor de zoveelste keer gevraagd eens mijn ‘trucjes’ te laten zien. Dus het lijkt erop dat er ook bij andere mensen behoefte is om trucs te leren om taken sneller en slimmer te doen. Daarom deze nieuwsbrief!

Wat je kunt verwachten

Mijn insteek is om elke week maximaal drie tips te delen om je productiviteit te verhogen. Simpel!

Lijkt dit je interessant? Abonneer je dan op de nieuwsbrief via onderstaande knop.

Subscribe now